Wie viel Zeit kostet Crew-Planung wirklich per WhatsApp und Excel?

Arbeitsblatt für deinen nächsten Job

Lade die ausfüllbare Textvorlage herunter und kopiere den Rollenblock für jede Position. Du kannst sie lokal bearbeiten oder ausdrucken. Keine Anmeldung erforderlich. Die Datei ist eine Planungshilfe, kein SAVIE-Importformat.

1. Bedarf vor der ersten Anfrage festhalten

Erfasse Projekt, Ort, Ansprechpartner, Aufbau, Show und Abbau mit Datum sowie Beginn und Ende. Lege für jede Rolle das konkrete Equipment und die erwartete Erfahrung fest. Ein Lichttechniker für grandMA3 ist eine präzisere Anforderung als eine offene Position mit dem Namen Technik.

Prüfe, welche Angaben noch fehlen. Notiere offene Fragen mit Verantwortlichem und Klärungstermin. Eine freie Zelle ist keine bestätigte Verfügbarkeit.

2. Anfrage, Option und Bestätigung unterscheiden

Führe je Rolle und angefragter Person einen eigenen Eintrag: angefragt am, Antwort bis, letzter Stand, nächster Schritt und zuständiger Disponent. Verwende eindeutige Zustände wie offen, angefragt, Option, bestätigt und abgesagt.

Eine Option oder eine positive Nachricht ohne geklärte Einsatzdaten ist noch keine vollständige Bestätigung. Halte vereinbarte Zeiten und Konditionen fest und kläre, wer die Buchung bestätigen darf. Prüfe Terminüberschneidungen erneut, wenn sich eine Schicht ändert.

3. Übergabe vor dem Produktionstag prüfen

Gehe jede benötigte Position durch: Besetzung bestätigt, Briefing aktuell, Treffpunkt und Kontakt bekannt, Geräteanforderungen geklärt. Halte notwendige Nachweise getrennt von selbst angegebenen Gerätekenntnissen fest.

Notiere für offene Rollen einen nächsten Schritt und einen Verantwortlichen. Bei einer Änderung dokumentierst du, wer informiert wurde und ob die betroffene Person die neue Zeit bestätigt hat. So bleibt die Liste auch bei einer Übergabe zwischen Disponenten verständlich.

Den Aufwand rund um eine Buchung messen

Wählen Sie einen kürzlich abgeschlossenen, typischen Job. Erfassen Sie den Aufwand für Vorauswahl, Anfragen, Nachfassen, Listenpflege und den Abgleich von Antworten aus Nachrichten und Tabellen.

Trennen Sie aktive Arbeitszeit von Wartezeit. Eine Antwort am nächsten Morgen bedeutet nicht, dass die Disposition die ganze Nacht an der Buchung gearbeitet hat.

Mit offengelegten Annahmen rechnen

Beispielannahmen: drei Jobs pro Woche, zwei eingesparte Koordinationsstunden pro Job und 4,33 Wochen pro Monat. Daraus ergeben sich etwa 26 Stunden frei werdende Kapazität im Monat.

Bei einem beispielhaften Monatsgehalt von 3.000 EUR und 173 Arbeitsstunden beträgt der reine Gehaltswert: 3.000 EUR / 173 x 3 x 2 x 4,33, also rund 451 EUR pro Monat. Arbeitgeberkosten, Softwaregebühren, Einrichtung und Schulung sind nicht enthalten. Das sind Rechenannahmen, keine gemessenen SAVIE-Kundenergebnisse.

Kapazität und Kostensenkung unterscheiden

Die Rechnung bewertet Zeit, die für andere Aufgaben verfügbar werden könnte. Sie bedeutet nicht, dass das Unternehmen monatlich 451 EUR weniger ausgibt. Eine tatsächliche Kostensenkung setzt veränderte Ausgaben voraus, etwa weniger bezahlte Überstunden.

Ein Teil der Abstimmung bleibt notwendig. Komplexe Briefings, kurzfristige Änderungen und Gespräche zur Eignung brauchen weiterhin die Disposition. Schätzen Sie deshalb vorsichtig, welchen Aufwand eine Software reduzieren kann.

Mit eigenen Jobs überprüfen

Testen Sie den Ablauf mit vergleichbaren Jobs. Erfassen Sie vorher und nachher die aktive Koordinationszeit sowie vollständige Buchungen, übersehene Antworten und Korrekturen. Berücksichtigen Sie auch Profilpflege und Einarbeitung.

SAVIE bündelt Anforderungen, Crew-Informationen und Buchungsantworten. Entscheidend ist, wie stark das den Aufwand Ihres Teams mit Ihrer Crew und Ihrem Produktionskalender verändert.